Il contract management è un processo essenziale al buon funzionamento di un'azienda.
Una fase contrattualistica gestita correttamente, grazie al supporto di software gestionali evoluti, riduce il grado di complessità che si accompagna a questo genere di procedure, limitando ogni singola inefficienza e preservando il valore dell'impresa.
Contract Management: i software gestionali e il superamento dei processi di vecchia generazione
Dati gli elevati livelli di efficienza richiesti oggi alle aziende, una gestione dei contratti vincolata a vecchie logiche operative può avere conseguenze anche piuttosto significative. La fase contrattuale è contrassegnata infatti da una lunga serie di complessità che, oltre a determinare errori molto costosi, possono minare la redditività e la competitività dell'azienda.
Le inefficienze sono dovute in genere alla natura frammentaria della vecchia gestione contrattuale: una gestione incapace di tenere conto di aspetti come il diverso numero di parti interessate, l'importanza di accedere a una fase di supervisione e archiviazione ottimale, l'esigenza di dover coinvolgere uno o più dipartimenti, ma anche la necessità di soddisfare requisiti legali o normativi.
Il ricorso all’automazione, al contrario, permette di avvalersi di sistemi altamente evoluti, che hanno permesso di superare i vecchi vincoli operativi, dando valore all'intero sistema di gestione. Per favorire la digitalizzazione del contract management è possibile rivolgersi ad aziende leader nel settore ICT come TeamSystem, tech company specializzata che mette a disposizione un gestionale dedicato.
I software per la gestione dei contratti sono degli strumenti imprescindibili per le aziende che vogliono competere sul piano dell'efficienza, che permettono di automatizzare i processi ripetitivi, favorire il mantenimento dei rapporti commerciali, massimizzare le prestazioni finanziarie e migliorare la fase decisionale: un'efficienza che si riflette sul complessivo perfezionamento delle pratiche di gestione, da cui deriva una riduzione degli errori e un significativo risparmio sui costi.
Digitalizzazione: il contract management nelle aziende moderne grazie ai software gestionali
I software di contract management di ultima generazione assicurano una gestione dei contratti coerente alle nuove logiche aziendali. Ne deriva un miglioramento complessivo del processo contrattualistico, a cominciare dalla pianificazione della proposta e dall'attribuzione al giusto concorrente, fino a tutte quelle fasi relative alla consegna, alla fornitura o al monitoraggio delle diverse sottoscrizioni.
Difatti, con un software è possibile redigere contratti in modo più preciso, ampliando le potenzialità di ogni singola transazione e accedere una fase di supervisione molto più accurata, oltre ad avere una migliore coordinazione di tutti gli uffici coinvolti -da quello legale a quello amministrativo, da quello finanziario a quello operativo-. A ciò si aggiunge un parallelo snellimento di tutti gli aspetti documentali, da cui può conseguire una fase di vendita molto più spedita.
Inoltre, grazie all'efficienza fornita da un gestionale, oggi è possibile redigere un nuovo contratto tramite la gestione proattiva di editor dedicati, che permettono di partire da template definiti, semplici da usare e da modificare, per creare contratti in piena conformità con gli aspetti legali e normativi richiesti alle imprese.
Tutto questo assicura una riduzione delle tempistiche, ma anche una perfetta rispondenza agli adempimenti burocratici, cui si affianca l'opportunità di condividere di ogni contratto in un unico ambiente operativo, che facilità la visualizzazione, la revisione e l'eventuale approvazione da parte dei diversi dipartimenti interessati.
I contratti così creati possono inoltre essere organizzati in un archivio digitale sicuro, che oltre a offrire una panoramica completa di tutte le scritture realizzate, rendendo più semplice la fase di consultazione, contribuisce a migliorare le procedure di sicurezza e a evitare che i contratti possano andare perduti.
Tutto ciò fa sì che l'azienda, indipendentemente dal comparto o dalle dimensioni, possa protendere verso un modello operativo lungimirante: un modello basato su una fase contrattuale sistematica, automatizzata, coerente e integrata, che aiuta a semplificare il raggiungimento degli obiettivi.
